En guide til rykkerprocedure ved debitorer

Rykkerprocedure – sådan rykker du debitorer

Hvad gør man hvis en kunde ikke betaler? Så skal du igangsætte en rykkerprocedure. Det er vigtigt, at din virksomhed har en klar rykkerprocedure og ved, hvad I skal gøre, hvis kunden ikke betaler.

Enhver virksomhed oplever dårlige betalere. Det kan man ikke undgå. Spørgsmålet er mere, hvordan man skal rykke kunderne for at få betalingen.

Der er en rykkerprocedure lovgivning, der betyder, at der er en lov, der bestemmer, hvordan du må rykke skyldnerne. Du skal derfor være opmærksom på ikke at bryde loven og gøre noget ulovligt. Læs med her for at få en guide til, hvordan en rykkerprocedure kan være.

Rykkerprocedure ved debitorer og dårlige betalere

Hvis du driver erhverv, vil der altid være en dårlig betaler blandt kunderne. En kunde der ikke betaler som aftalt. Dem kalder man også for skyldnere eller for debitorer. Debitorerne er dem, der altså skylder noget væk.

Du kan selv tilpasse din virksomheds rykkerprocedure efter dit behov. Der er ikke nogle kunder, der er ens.

Har du kunder, som du ved, måske ikke har så mange penge på hånden – hvis du fx er håndværker i Albertslund eller Nordvest (med al respekt) skal du måske give dem kortere ‘line’, end hvis du var håndværker i Hellerup.

Min ‘generelle’ anbefalede rykkerprocedure er følgende:

(Artiklen fortsætter under billedet)

Infografik for rykkerprocedure

 

Jeg anbefaler altså, at rykkerproceduren er sådan her:

  • 2-3 dage efter betalingsdagen/forfaldsdagen: sender en ‘venlig påmindelse’
  • 7-10 dage efter forfaldsdagen: sender en rykkerskrivelse med inkassovarsel og rykkergebyr (100 kr.)
  • 20-22 dage efter forfaldsdagen: tager næste skridt i sagen fx at tage til inkasso og fx fogedretten via betalingspåkrav

Som nævnt er der ikke en procedure, der passer til alle virksomheder. Hvis du frygter at ‘støde’ kunden og dermed miste kunden fremadrettet ved at sende rykkerskrivelsen samt udarbejdet betalingspåkravet, så sagen kommer i retten, så skal du selvfølgelig genoverveje dette.

Min generelle erfaring er dog: jo længere tid du venter, jo mindre sandsyndlighed for at få dine penge. Du kan sagtens rykke kunden 2 gange til og endda kræve to ekstra rykkergebyrer, men i mellemtiden kan din kunde potentielt bruge sin månedsløn på alt muligt andet.

Derfor anbefaler jeg, at du er forholdsvis hurtig og skarp, så du ikke går glip af dine berettigede penge. Inkasso handler i høj grad om, hvem der er først til at få betalingen fra kunden, da kunden kan være i betalingsvanskeligheder og dermed kun få penge at gøre godt med.

Hvis det er en kunde, som du har telefonnummeret på, vil jeg også anbefale, at du forsøger at tage telefonisk kontakt til kunden. Der er ikke noget lovkrav om, at du skal ringe kunden op, inden du må tage sagen i retten, og du får ikke noget ekstra gebyr for det, men det er altid en god idé, hvis du vil øge din sandsynlighed for at få dine penge.

Det er desuden selvfølgelig vigtigt, at du overholder din del af aftalen – altså leveret den tjenesteydelse eller vare, som der var aftalt og til den aftalte tid.

1498884166_Arrow_Download

DOWNLOAD E-BOG “GØR-DET-SELV INKASSO” MED SKABELONER TIL INKASSO HER

 

1. Send en venlig påmindelse

2-3 dage efter den aftalte betalingsdato anbefaler jeg, at du sender en ‘venlig påmindelse’.

Det er en påmindelse, som du selv kan formulere. Undgå juridiske termer og true med bål og brand. Få skyldneren til at forstå budskabet på en let og venlig måde. Det kan jo være, at kunden blot har glemt at betale, eller måske betalt til det forkerte kontonummer, og så er det dumt at hidse sig op og true med inkasso.

Venlig påmindelse eksempel

Alt afhængig af branche og virksomhed, kan du for eksempel skrive følgende som eksempel på en venlig påmindelse:

Hej X (kundens navn).

Vi har ikke registreret din betaling for faktura X (fakturanr. eller lignende) på i alt kr. X (beløbet), som skulle være betalt d. X. (betalingsdato).

Du bedes venligst betale hurtigst muligt.

Hvis du har betalt inden for de sidste par dage, kan du blot se bort fra denne skrivelse.

Ovenstående er en tekst til fri benyttelse til dig som erhvervsdrivende, som har kunder, der ikke betaler til tiden. Teksten må dog ikke kopieres ind på andres hjemmesider. 

Husk også at skrive betalingsoplysninger. For eksempel kontonr. og reg.nr. Det handler om at gøre det forholdsvis kort, præcist, forståeligt og uden at true med alt muligt.

Det er en god idé at nævne, hvad det er, der mangler at blive betalt (fakturanr. for eksempel), hvor meget det er på (beløbet), og hvornår det skulle være betalt (betalingsdatoen/forfaldsdatoen), så kunden er 100% med på, hvad det drejer sig op.

2. Send en decideret rykkerskrivelse med inkassovarsel og rykkergebyr

7-10 dage efter den aftalte betalingsdato anbefaler jeg at sende en rykkerskrivelse med inkassovarsling, som du kan tage et rykkergebyr på 100 kr. for. 

Hvis kunden fortsat ikke har betalt og heller ikke reageret med fx indsigelser/proteser/uenighed til sagen, må du gerne blive lidt mere alvorlig i tonen.

Det kan være, at kunden ikke har set din ‘venlige påmindelse’, men omvendt er vi også ved at være så langt over den aftalte betalingsdato, at hvis du ønsker at se dine berettigede penge igen, så er du nødt til at skrue bissen lidt mere på.

Hvis det er en meget vigtig kunde, som du ikke vil støde eller skabe et dårligt forhold til, kan det være, at du skal sende endnu en venlig påmindelse, før du sender denne rykker.

Men som nævnt tidligere i denne artikel: jo længere tid du venter, jo mindre sandsynlighed er der for, at du får dine penge igen. Spørg dig selv: Synes jeg, det er retfærdigt, at en kunde har mulighed for at slippe med at betale som aftalt, så det går ud over mig?

Hvis ikke, så anbefaler jeg at blive lidt mere alvorlig i tonen og sætte et gebyr på for at vise kunden, at det her altså er alvor. Det er ikke for sjov, at du bruger tid på at skaffe betalingen, og du har allerede givet kunden en mulighed – på en venlig måde – for at betale.

Rykker eksempel på tekst

Et eksempel på en rykkerskrivelse med inkassovarsel og med et omkostningsgebyr på 100 kr., kunne være denne tekst:

”Til XX (skyldnerens navn)

Hermed fremsendes rykker for manglende betaling af faktura XX (eller lignende forklaring på, hvad der mangler betaling på), da der fortsat ikke er registreret betaling.

Det skyldige beløb kan opgøres pr. d.d. til følgende:

Hovedstol, faktura X: X kr.
Procesrente fra d. X til betaling sker, opgjort pr. d.d. til: X kr.
Rykkergebyr for nærværende skrivelse: 100 kr.
I alt: X kr. 

Beløbet skal betales hurtigt muligt og senest 10 dage fra dato, da det skyldige beløb ellers uden yderligere varsel vil blive overdraget til inkasso. Det skyldige beløb kan betales til reg.nr. X, kontonr. X med angivelse af: “faktura X”.

Hvis sagen overdrages til inkasso, vil det medføre, at kravet vil blive pålagt yderligere inddrivelsesomkostninger.

Hvis betaling allerede er sket, bedes dokumentation for betalingen fremsendes hurtigst muligt.

Nærværende skrivelse er en rykker og samtidig et påkrav og varsel i henhold til inkassolovens § 10, samt inkassobekendtgørelsens §§ 3 og 4.”

Ovenstående er en tekst til fri benyttelse til dig som erhvervsdrivende, som har kunder, der ikke betaler til tiden. Teksten må dog ikke kopieres ind på andres hjemmesider. 

Det er nødvendigt at varsle om inkasso for at kunne tage sagen videre i for eksempel retten og for at kunne pålægge skyldneren flere omkostninger senere hen. Det er derfor vigtigt, at du formulerer noget lignende dette eksempel, da du ellers kan risikere at bryde loven, ikke kunne tage sagen i retten eller lignende.

Denne rykker kan sende på e-mail, hvis du har den korrekte e-mailadresse, men jeg anbefaler også at sende pr. brev med almindelig post.

Du kan læse mere om inkassovarslingen i vores artikel: Inkassovarsel – hvad er det, og sådan gør du og mere om rykkergebyr i vores artikel: Rykkergebyr – komplet guide med regler for rykkere.

 

1498884166_Arrow_Download

DOWNLOAD E-BOG “GØR-DET-SELV INKASSO” MED SKABELONER TIL INKASSO HER

3. Send til inkasso efter rykkerprocedure ved fx at lave et betalingspåkrav

20-22 dage efter den aftalte betalingsdato, anbefaler jeg, at du går videre med sagen til fx retten.

Nu er din rykkerprocedure ved at lakke mod enden. Efterhånden efter flere rykker forgæves.

Du kan vælge at forsøge at rykke skyldneren endnu engang. Men det er ikke et lovkrav. Du skal blot sende én rykkerskrivelse (kaldes også en påkravsskrivelse/påkrav) med inkassovarsel, og så kan du tage sagen videre til fx fogedretten og inkasso.

Som nævnt anbefaler jeg, at du i de fleste tilfælde er forholdsvis ‘oppe på dupperne’ efter din rykkerprocedure. Det nytter ikke noget at give skyldneren for lang snor. Du har allerede givet skyldneren flere chancer for at kunne betale på nuværende tidspunkt.

Du kan prøve at ringe til skyldneren, men det er ikke et krav, og det er kun, hvis kravet fx er ret stort og vigtigt for dig, eller du mistænker at skyldneren ikke tjekker post eller e-mail.

Overvej betalingspåkravet for at få sagen i fogedretten

Hvis skyldneren ikke har reageret ved at betale eller oplyse, at skyldneren er uenig i kravet, anbefaler jeg, at du laver et betalingspåkrav og sender til fogedretten.

Betalingspåkravet må dog kun laves, hvis:

  • Hovedstolen er under 100.000 kr. (uden omkostninger o.lign. som fx rykkergebyr)
  • Skyldneren er ikke kommet med indsigelser (protester til kravet)

Hvis betingelserne ikke er opfyldt, skal du i stedet lave en stævning og sende til civilretten. Her anbefaler jeg, at du får hjælp fra en advokat.

Du kan læse mere om betalingspåkrav i vores guide: Betalingspåkrav – guide og vejledning til at udfylde det.

Et betalingspåkrav er en af de nemmeste måder at få fogedrettens hjælp til at få betalingen. Fogedretten vil oplyse skyldneren om, at du har lavet et betalingspåkrav og derefter vil der blive planlagt et fogedretsmøde.

På fogedretsmødet har du mulighed for at indgå betalingsaftale fx i afdrag og tage udlæg i skyldnerens ejendele. Det vil sige få noget værdi til sikkerhed for, at skyldneren betaler, som I aftaler i fogedretten. Hvis skyldneren ikke betaler, kan du begære ejendelene, som der er taget udlæg i, solgt på tvangsauktion, så du kan få dine penge.

Prisen for et betalingspåkrav er lidt forskellig alt efter, hvad du ønsker. Normalt koster det 700 kr., hvor du får ‘hele pakken’.

Hvis skyldneren kommer med protester til betalingspåkravet inden for 14 dage efter, at fogedretten har gjort skyldneren opmærksom på betalingspåkravet, vil sagen i stedet komme i civilretten, hvor en dommer vil tage stilling til sagen. Hvis sagen kommer i civilretten, anbefaler jeg, at du får yderligere hjælp fra fx en jurist, inkassobureau eller advokat, men det er ikke et krav. Du kan få hjælp til inkasso på linket herunder:

FÅ HJÆLP TIL INKASSO HER

Lær selv at tage inkassosagerne

Har du kunder, der ikke betaler som aftalt?

Du kan spare mange penge ved at lære at gøre inkasso selv. Vi har skrevet en e-bog ved navn “GØR-DET-SELV INKASSO” om alle reglerne bag inkasso, så du selv kan håndtere inkassosagen fra start til slut. Du kan få en forsmag på den ved at downloade prøveversionen af e-bogen her:

 

Du kan købe hele e-bogen med alle skabeloner herunder:

1498884166_Arrow_Download

DOWNLOAD E-BOG “GØR-DET-SELV INKASSO” MED SKABELONER TIL INKASSO HER